Factuureisen

Een goede factuur moet voldoen aan de factuureisen en dit zijn er nogal wat. Dit is echter wel belangrijk. Jouw afnemer moet immers in het bezit zijn van een factuur die aan de voorgeschreven eisen voldoet, om recht op aftrek van voorbelasting te hebben. Het zal vanzelfsprekend zijn dat je afnemer niet blij is als hij de voorbelasting niet mag aftrekken doordat jij een factuur hebt uitgereikt die niet aan de eisen voldoet. Daarnaast kan je er ook nog een boete voor krijgen.

De volgende gegevens moet je in ieder geval verplicht vermelden op een factuur:

• je naam, adres en btw-identificatienummer
• aantal geleverde goederen/diensten
• naam en adres van je afnemer
• omschrijving van goederen/diensten
• je KVK-nummer
• factuurbedrag exclusief btw
• factuurnummer (uniek volgnummer)
• berekende btw-tarief
• factuurdatum
• btw-bedrag
• datum/tijdvak van levering
• factuurbedrag inclusief btw

Een toelichting hierop:

• Volledige naam van jezelf en van je afnemer
  Vermeld hierbij de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
• Volledige adres van jezelf en van je afnemer
  Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende als je alleen een postbusnummer vermeldt.
• Je btw-identificatienummer (btw-id)
  Dit nummer heb je per brief van de Belastingdienst ontvangen na inschrijving bij de KVK.
  Het btw-id ziet er zo uit:
  • landcode NL
  • 9 (willekeurige) cijfers
  • letter ‘B’
  • controlegetal van 2 cijfers
    Voorbeeld btw-identificatienummer: NL 123456789B01.
• Als je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven: je KVK-nummer
• Factuurnummer
  De nummering van de facturen moet opeenvolgend zijn en elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. We zien in de praktijk vaak een nummering die begint bij het desbetreffende jaartal met daarachter een volgnummer dat oploopt, bijvoorbeeld 2021001, 2021002, etc.. Dat is een prima opeenvolgende reeks.
• Datum waarop de factuur is uitgereikt
  Dit is ook een belangrijke eis. De factuurdatum is van belang om te bepalen in welk tijdvak je de door jou in rekening gebrachte btw op jouw btw-aangifte verschuldigd bent. Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Als je dus goederen levert op 10 januari dien je de factuur uiterlijk op 15 februari uit te reiken. Als je afnemer recht heeft op aftrek van voorbelasting bepaalt deze datum in welk tijdvak je afnemer de voorbelasting mag aftrekken.
  
  Als je een factuur te laat hebt uitgereikt (na de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd), dan moet je btw aangeven in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen.
• Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  We zien hierbij vaak ook een afleveradres staan. Dat is voor jezelf handig, zodat je bijvoorbeeld bij grote projecten gemakkelijk later nog kunt achterhalen op welk onderdeel van het project de levering van toepassing is geweest.
• Als je goederen levert: wat voor goederen je hebt geleverd en de hoeveelheid Bijvoorbeeld: 2 waterdichte werkjassen.
• Als je diensten levert: wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan Bijvoorbeeld bij een kleermaker: reparatie 4 werkjassen op 2 mei, 1 uur arbeidsloon.
• Bedrag dat je vraagt, exclusief btw Als je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven levert, vermeld dan de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is.
• Btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of diensten
  Als je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven levert, vermeld dan per onderdeel welk btw tarief van toepassing is.
• Btw-bedrag
  Het totaalbedrag aan btw dat op de factuur is berekend. Zijn verschillende btw tarieven van toepassing? Vermeld dan de aparte bedragen.
• Factuurbedrag inclusief btw
  Het totaalbedrag van de factuur dat je aan je klant in rekening brengt.

Soms gelden er andere eisen voor een factuur

Er zijn situaties waarbij nog meer gegevens op een factuur moeten staan, bijvoorbeeld als je handelt met het buitenland, als de afnemer je factuur opmaakt of als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en ervoor kiest te factureren. Er zijn ook situaties waarbij juist minder gegevens op een factuur hoeven te staan, bijvoorbeeld als het factuurbedrag € 100 of lager (inclusief btw) is. Bekijk op de internetsite van de Belastingdienst de pagina ‘Aangepaste regels facturen’ met situaties waarbij de factuureisen afwijken van de normale factuureisen.

Voorbeeld

Hieronder zie je een voorbeeldfactuur die voldoet aan de factuureisen. Deze factuur is ook beschikbaar als download.